Questo articolo presenta soltanto una informazione riassuntiva dei punti principali del ruolo e le responsabilità degli organi di una associazione.
Per approfondire leggere le leggi vigenti e la Disciplina delle associazioni di promozione sociale
Consigliamo inoltre la lettura del seguente articolo sull’importanza della democrazia in una associazione: “Perché una Associazione deve essere democratica?“
Sono organi centrali dell’Associazione:
L’Assemblea dei Soci
È il massimo organo dell’Associazione e determina l’applicazione degli indirizzi generali di carattere politico e programmatico. È composta dai soci in regola con il tesseramento e il versamento delle quote sociali alla data della sua convocazione. È convocata e presieduta dal Presidente dell’Associazione. Le convocazioni, con libertà di mezzi, devono riportare l’ordine del giorno, la data e il luogo di svolgimento e devono essere resi noti con un preavviso di almeno 7 giorni dalla data di svolgimento.
Gli associati possono intervenire in Assemblea anche mediante mezzi di telecomunicazione o telematici, purché sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipa e vota.
In via ordinaria si riunisce una volta l’anno, entro il 30 dicembre di ogni anno. In via straordinaria, si riunisce ogni qualvolta lo richiedano al suo Presidente un decimo dei soci aventi diritto al voto, o quando lo richieda la maggioranza dei componenti il Consiglio Direttivo o il Presidente stesso, il quale provvederà alla convocazione dell’assemblea entro i 15 giorni dalla richiesta e alla celebrazione entro i successivi 15 giorni.
L’ Assemblea ordinaria:
• approva entro il 30 dicembre di ogni anno il bilancio di esercizio dell’esercizio sociale precedente, ai sensi dell’articolo 7 del presente Statuto;
• approva, quando previsto, negli stessi termini, il bilancio sociale;
• delibera sulle altre materie eventualmente all’ordine del giorno.
Sia in via ordinaria che straordinaria:
• delibera sulle modificazioni dell’atto costitutivo o dello statuto;
• approva e modifica i regolamenti, compreso l’eventuale regolamento dei lavori assembleari;
• nomina e revoca i componenti gli organi sociali e ne delibera eventualmente i compensi;
• nomina e revoca, quando previsto, l’organo di controllo;
• nomina e revoca, quando previsto, il soggetto incaricato della revisione legale dei conti, e ne delibera il compenso;
• delibera sulla responsabilità dei componenti degli organi sociali e promuove azione di responsabilità nei loro confronti;
• delibera sui ricorsi dei soci in merito al mancato accoglimento della domanda di adesione o ai provvedimenti di radiazione, sospensione, espulsione;
• delibera lo scioglimento, la trasformazione, la fusione o la scissione dell’associazione;
• delibera sugli altri oggetti attribuiti dalla legge, dall’atto costitutivo o dallo statuto alla sua competenza;
• delibera inoltre sulle materie per cui è stata convocata.
In tutte le assemblee, per la validità delle riunioni, in prima convocazione è sempre necessaria la presenza di almeno la metà più uno dei suoi componenti; in seconda convocazione, che non può tenersi nello stesso giorno della prima, la riunione è valida qualunque sia il numero degli intervenuti, conformemente alle disposizioni del Codice Civile.
I soci possono farsi rappresentare nelle riunioni da un altro socio mediante delega scritta, anche in calce all’avviso di convocazione. In tutte le assemblee, ogni socio ha diritto a un voto e può essere titolare di un’altra delega oltre alla sua. I rappresentanti degli associati che siano enti del Terzo settore, hanno diritto a cinque voti. Si applica l’articolo 2373 del Codice Civile, in quanto compatibile. I soci minori sono rappresentati in assemblea da chi ne esercita la responsabilità genitoriale, che ha diritto esclusivamente all’elettorato attivo. Le delibere sono assunte a maggioranza dei voti dei presenti e dovranno essere riportate nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea sociale. Per le modifiche da apportare allo statuto è indispensabile, in prima e seconda convocazione, il voto favorevole di almeno i due terzi dei presenti. Per eleggere i candidati alle diverse cariche sociali, si vota sempre a scrutinio segreto, con la possibilità di poter ricorrere all’ausilio di strumenti elettronici. Le altre votazioni possono essere effettuate per alzata di mano con controprova o per appello nominale.
Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità, gli amministratori non hanno voto. Non possono partecipare alle assemblee, né votare nelle stesse, i soggetti non in regola con il pagamento delle quote sociali o che abbiano subito provvedimenti di sospensione in corso di esecuzione.
È eletto dall’Assemblea Sociale. È composto da un minimo di 3 a un massimo di 7 membri compreso il Presidente. La maggioranza dei suoi componenti è scelta tra le persone fisiche associate ovvero indicate dagli enti giuridici associati. I suoi componenti durano in carica 4 anni e comunque fino all’assemblea ordinaria che procede al rinnovo delle cariche sociali e all’approvazione del bilancio di esercizio, e sono rieleggibili. Il Consiglio Direttivo decade prima della fine del mandato quando l’assemblea sociale non approva il bilancio d’esercizio o quando il totale dei suoi componenti sia ridotto a meno della metà.
Esso ha i seguenti ruoli, compiti e poteri:
• mantiene rapporti con gli Enti Locali e gli altri Enti e Istituzioni del territorio;
• elabora progetti finalizzati a finanziamenti regionali, nazionali, comunitari, di altri enti pubblici e di soggetti privati;
• attua gli indirizzi dell’Assemblea Sociale;
• assegna gli incarichi di lavoro;
• approva i programmi di Attività;
• approva tutti gli atti e i contratti di ogni genere inerenti alla attività sociale;
• coadiuva il Presidente nella predisposizione dei bilanci e dei regolamenti da presentare all’Assemblea per l’approvazione;
• elegge al suo interno, su proposta del suo Presidente, uno o più vice presidenti. In caso di più vice presidenti, ad uno di essi è conferita la qualifica di vicario;
• delibera circa l’ammissione dei soci, con la possibilità di delegare in merito il Presidente dell’associazione, nonché la sospensione, l’espulsione e la radiazione degli stessi;
• delibera in merito a tutto quanto non sia per legge o per statuto di competenza di altri organi;
Il Consiglio Direttivo è insediato dal Presidente dell’Associazione, che lo presiede, entro 15 giorni dalla sua elezione. In via ordinaria, si riunisce di norma ogni due mesi. In via straordinaria, si riunisce ogni qualvolta lo richiedano al suo Presidente, la maggioranza dei soci aventi diritto al voto, o un terzo dei membri del Consiglio direttivo, o il Presidente stesso, il quale provvederà alla convocazione entro 15 giorni dalla richiesta e alla celebrazione entro i successivi 15 giorni. Sia in via ordinaria che straordinaria, è convocato dal suo Presidente. Per la validità delle sue riunioni è richiesta la presenza della maggioranza dei componenti. Delibera sulle questioni all’ordine del giorno. Le deliberazioni sono prese a maggioranza dei presenti e dovranno essere riportate nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio direttivo. I membri del Consiglio Direttivo devono chiederne l’iscrizione nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore, con le modalità e nei termini previsti dalla normativa vigente. Il potere di rappresentanza attribuito ai membri del Consiglio Direttivo è generale. Le limitazioni del potere di rappresentanza non sono opponibili ai terzi se non sono iscritte nel Registro unico nazionale del Terzo settore o se non si prova che i terzi ne erano a conoscenza. Al conflitto di interessi dei membri del Consiglio Direttivo si applica l’articolo 2475 -ter del codice civile.
È eletto dall’Assemblea Sociale tra i soci dell’Associazione. Dura in carica 4 anni e comunque fino all’assemblea ordinaria che procede al rinnovo delle cariche sociali, ed è rieleggibile. Il Presidente decade prima della fine del mandato quando l’assemblea sociale non approva il bilancio d’esercizio.
Ha la rappresentanza legale dell’Associazione e, nei confronti dei terzi, esercita i poteri di firma e di ordinaria amministrazione. Su specifica delega del Consiglio Direttivo, esercita i poteri di straordinaria amministrazione. Propone al Consiglio direttivo la nomina di uno o più Vice Presidenti. Predispone per l’Assemblea sociale il bilancio di esercizio e l’eventuale bilancio sociale, e le relazioni relative. Esercita tutti i poteri, i ruoli e le funzioni che lo statuto o la legge non attribuiscono ad altri organi sociali. In caso di assenza o impedimento è sostituito dal Vice Presidente vicario, che ne assume tutti i poteri.
È compito del Presidente provvedere alla registrazione dello Statuto che presenti modifiche, entro tre mesi dall’approvazione delle stesse. Comunicazioni obbligatorie dopo il cambio Presidente e consiglio direttivo dell’associazione. Comunicare variazione del presidente alla Agenzia delle Entrate Modello AA7/10 (Associazione con partita IVA) https://www.agenziaentrate.gov.it
Da valutarsi successivamente l’invio di un nuovo modello EAS, in funzione delle risposte variate che ne renderebbero obbligatoria la trasmissione entro il 31 marzo seguente.
Comunicazione variazione a tutti i fornitori di servizi e gli interessati come l’AICS
Il Vicepresidente viene nominato dalla Assemblea dei soci, e fa le veci del Presidente.
Il Tesoriere viene nominato dalla Assemblea dei soci che può delegare la nomina. al consiglio Direttivo all’interno del Consiglio stesso, con il compito di sovrintendere alla gestione economica e finanziaria dell’Associazione, in conformità alle deliberazioni dell’Assemblea e del Consiglio Direttivo.
Il segretario viene nominato dalla Assemblea dei soci che può delegare la nomina. al consiglio Direttivo all’interno del Consiglio stesso, con il compito di redigere i verbali di tutte le riunioni ed eseguire i compiti di segreteria direzionale dell’associazione, in conformità alle deliberazioni dell’Assemblea e del Consiglio Direttivo.
Il Responsabile Amministrativo viene nominato dalla Assemblea dei soci che può delegare la nomina. al consiglio Direttivo all’interno del Consiglio stesso, con il compito di sovraintendere alla redazione dei bilanci preventivi e consuntivi dell’associazione, agli adempimenti fiscali e burocratici in generale dell’Associazione, in conformità alle deliberazioni dell’Assemblea e del Consiglio Direttivo.
Gli amministratori (C.D.) dell’associazione potrebbero essere chiamati a rispondere civilmente in caso di danni ai soci causati da incidenti imputabili a carenze organizzative o ad attività gestite senza le minime precauzioni. In tal caso si consiglia sempre la stipula di una polizza assicurativa base.